美容室経営でお客様から会計時にインボイスが欲しいと言われたら？慌てないための完全対応マニュアル

「インボイスをください」お客様からの突然の要望に、もう戸惑うことはありません。本記事は、美容室経営者様向けに、インボイスの基本から会計時の具体的な対応フロー、免税事業者の場合の丁寧な説明方法までを徹底解説します。簡易インボイス対応レシートの作り方や必要な準備も網羅した完全マニュアルで、お客様にスマートに対応できる知識が身につきます。事前の知識と状況に応じた適切な説明が、お客様との信頼関係を守る鍵です。

1. Q1 そもそもインボイスって何ですか？

2023年10月から始まったインボイス制度。言葉は聞いたことがあっても、詳しくはわからないというオーナー様も多いのではないでしょうか。お客様から「インボイスください」と突然言われても慌てないよう、まずは基本をしっかり押さえましょう。

1.1 美容室経営者向けにわかりやすく解説

インボイスとは、正式には「適格請求書」といい、正確な消費税率と税額を売り手から買い手へ伝えるための、国が定めた形式の請求書や領収書のことです。美容室の経営者様にとっては、お客様にお渡しするレシートや領収書がこれにあたります。

これまでのレシートとの一番大きな違いは、「適格請求書発行事業者」としての登録番号や、適用税率、税率ごとに区分した消費税額などが記載されている点です。つまり、税務署に登録した事業者だけが発行できる、特別な様式の領収書と考えると分かりやすいでしょう。

1.2 お客様がインボイスを必要とする背景

では、なぜお客様はインボイスを必要とするのでしょうか。それは、お客様が支払った消費税の負担を軽くするためです。

インボイスを求めるお客様は、個人事業主や法人（会社経営者など）である可能性が非常に高いです。これらの事業者のお客様は、美容室の利用代金を経費として計上し、その際に支払った消費税を、国に納める消費税額から差し引く「仕入税額控除（しいれぜいがくこうじょ）」という制度を利用します。

この仕入税額控除を受けるためには、インボイスの保存が必須となりました。インボイスがなければ、お客様は支払った消費税分を差し引くことができず、税金の負担が増えてしまいます。そのため、経費で美容室を利用するお客様にとって、インボイスの有無は非常に重要な問題なのです。

2. Q2 お客様に「インボイスください」と言われたら、まず何をすれば？

インボイス制度が始まって間もない頃は特に、お客様からの突然の要望に戸惑うこともあるかもしれません。しかし、お客様がインボイスを求めるのは、ご自身の事業で経費として計上し、消費税の仕入税額控除を受けるためです。まずは慌てず、これからご紹介する3つのステップに沿って冷静に対応しましょう。丁寧な対応は、お店の信頼にもつながります。

2.1 会計時の対応3ステップ

お客様からの「インボイスをください」というリクエストには、決まった手順で対応することで、スタッフ誰でもスムーズにご案内できます。以下の3ステップをサロン内で共有し、いざという時に備えましょう。

2.1.1 ステップ1 お客様をお待たせしないためのひと言

まず、お客様の要望をしっかりと受け止める姿勢が大切です。「かしこまりました」と一度お受けしましょう。その上で、自店のインボイス登録状況がすぐにわからない場合や、対応に少し時間がかかりそうな場合は、お客様を不安にさせないためのクッション言葉を伝えます。

トーク例：「インボイスですね、かしこまりました。ただいま確認いたしますので、少々お待ちいただけますでしょうか？」

このように、まずはお客様の要望を受け止め、確認作業に入ることをお伝えすることで、丁寧な印象を与え、お待たせする間の気まずい空気を和らげることができます。

2.1.2 ステップ2 自店の登録状況の確認

次に、自店が「適格請求書発行事業者」の登録をしているかどうかを迅速に確認します。この確認が、その後の対応を大きく左右します。オーナー様ご自身はもちろん、会計を担当するスタッフ全員が把握しておくべき重要事項です。

確認ポイント：

• レジシステムがインボイス対応の設定になっているか
• レジ周りやバックヤードに登録番号の控えを掲示しているか
• オーナーや店長に口頭で確認する

ここで確認すべきは、「登録事業者である」か「登録していない（免税事業者など）」か、このどちらであるかを明確にすることです。この事実に基づいて、次のステップであるお客様への回答が決まります。

2.1.3 ステップ3 状況に応じた回答

ステップ2で確認した登録状況に応じて、お客様へ的確に回答します。回答は2パターンに分かれます。

【パターンA】適格請求書発行事業者である場合
登録事業者であれば、インボイスの要件を満たした書類を発行します。多くの美容室では、レジから発行されるレシートがそのまま「簡易インボイス」の要件を満たしていることがほとんどです。

トーク例：「お待たせいたしました。当店はインボイスに対応しております。こちらのレシートがインボイスの要件を満たしておりますので、ご利用ください。」

レシートがインボイスとして機能することを明確に伝えましょう。もしお客様が手書きの領収書を希望された場合の対応については、Q4で詳しく解説します。

【パターンB】免税事業者などで、登録していない場合
登録していない場合は、インボイス（適格請求書）を発行できない旨を正直にお伝えする必要があります。その際、ただ「できません」と断るのではなく、誠実な姿勢で説明することが大切です。

トーク例：「大変申し訳ございません。ご確認いたしましたが、当店はインボイスの発行事業者として登録しておりませんので、ご要望の書類（インボイス）を発行することができかねます。」

できない理由を正直に、しかし丁寧な言葉で伝えることが、お客様との良好な関係を保つ鍵となります。その上で、「通常の領収書でしたら発行できますが、いかがなさいますか？」と代替案を提示すると、より丁寧な印象になります。角が立たない詳しい説明方法は、次のQ3で解説します。

3. Q3 うちは免税事業者です どう説明すれば角が立ちませんか？

お客様からインボイスを求められた際に、自店が免税事業者であることは決して珍しいことではありません。しかし、伝え方一つでお店の印象は大きく変わってしまいます。ここでは、お客様に不快感を与えず、誠実な対応としてご理解いただくための説明方法と、今後の経営判断について解説します。

3.1 誠意が伝わる説明の仕方とトーク例

免税事業者である場合、インボイス（適格請求書）は発行できません。その事実をお客様に伝える際に最も大切なのは、インボイスを発行できない事実を正直にお伝えし、丁寧にお詫びすることです。できない理由を曖昧にしたり、面倒そうな態度を見せたりするのは絶対に避けましょう。

ポイントは、「国の制度上、免税事業者であるため」と、あくまで制度上の理由であることを伝えることです。お店の方針で意図的に発行しない、というニュアンスに受け取られないよう配慮することが、お客様との信頼関係を損なわないために重要です。その上で、これまで通りの領収書やレシートであれば発行可能であることをお伝えし、代替案を示しましょう。

3.1.1 【お客様へのトーク例】

「大変申し訳ございません。当店は現在、国の定める免税事業者となっておりまして、インボイス（適格請求書）の発行ができない決まりでございます。ご不便をおかけしてしまい、誠に申し訳ありません。」

「インボイスの形式ではございませんが、これまで通りの領収書（またはレシート）でしたら発行は可能でございます。いかがいたしましょうか？」

このように、まずはお詫びと発行できない理由を明確に伝え、その上で代替案を提示するという流れを意識してください。

3.2 今後のために検討すべきこと

今回のようなケースは、インボイス制度の浸透に伴い、今後さらに増える可能性があります。一度きりの対応で終わらせるのではなく、これを機に今後の経営方針を検討することが重要です。具体的には、以下の2つの選択肢について考える必要があります。

3.2.1 1. 免税事業者を継続する

お客様のほとんどが個人（プライベートでの利用）であり、事業者のお客様が少ない場合は、免税事業者のままでいることも一つの選択です。消費税の納税義務がなく、経理上の負担が少ないというメリットは大きいでしょう。ただし、今後事業者のお客様が増えた際に、インボイスを発行できないことが失客につながるリスクは常に念頭に置く必要があります。

3.2.2 2. 課税事業者になり、適格請求書発行事業者の登録を行う

お客様の中に法人契約や個人事業主の方が多い、または今後そうしたお客様を増やしていきたいと考えている場合は、課税事業者への転換を検討する価値があります。インボイスを発行できるようになることで、お客様のニーズに応えられ、信頼を維持・向上させることができます。一方で、消費税の納税義務が発生し、経理処理も複雑化するため、税理士などの専門家へ相談することをおすすめします。

お客様の層（個人のお客様が多いか、法人や個人事業主のお客様が多いか）を把握し、今後の売上にどのような影響があるかをシミュレーションした上で、課税事業者になるか、免税事業者を続けるか、自店の経営方針として判断する必要があるでしょう。

4. Q4 インボイスを発行できる場合、レシートや領収書はどうすればいい？

適格請求書発行事業者の登録が済んでいる美容室様であれば、お客様からインボイスを求められても慌てる必要はありません。普段お使いのレシートや領収書に、いくつかの項目を追加するだけでインボイス（適格請求書）として認められます。特に、美容室のように不特定多数のお客様を対象とする事業者は「簡易インボイス（適格簡易請求書）」の発行が認められており、これが非常に便利です。

ここでは、レシートと手書き領収書、それぞれの対応方法を具体的に解説します。

4.1 美容室なら簡易インボイスが便利！レシートへの記載事項チェックリスト

簡易インボイスとは、その名の通り記載事項が簡略化されたインボイスです。通常のインボイスと違い、お客様の氏名や名称（宛名）の記載を省略できるため、お会計時に「お宛名はどうされますか？」と確認する手間が省け、スムーズな対応が可能です。

現在お使いのPOSレジから発行されるレシートを、以下の項目が記載されるように設定変更するだけで、簡易インボイスとしてお客様にお渡しできます。

• ① 発行事業者の氏名または名称および登録番号
  お店の名前と、税務署から通知された「T」で始まる13桁の登録番号を記載します。
• ② 取引年月日
  お客様がサービスを受けた年月日を記載します。
• ③ 取引内容
  「カット」「カラー」など、提供したサービス内容を記載します。店販品など軽減税率（8%）の対象商品がある場合は、それがわかるように「※」印などをつけます。
• ④ 税率ごとに区分して合計した対価の額（税抜または税込）
  消費税10%の対象と8%の対象、それぞれの合計金額を記載します。
• ⑤ 税率ごとに区分した消費税額等 または 適用税率
  「10%対象消費税額 〇〇円」のように各税率の消費税額を記載するか、「10%対象 〇〇円」のように適用税率を記載します。どちらか一方の記載があれば問題ありません。

多くのPOSレジ（スマレジ、エアレジなど）では、インボイス制度に対応したアップデートが行われています。管理画面から登録番号を設定し、レシートの印字設定を見直すだけで対応できる場合がほとんどですので、お使いのサービスの公式サイトやサポートにご確認ください。

4.2 手書き領収書のインボイス化ポイント

POSレジの故障時や、お客様から特に手書きの領収書を求められた場合でも、必要な項目を記載すればインボイスとして認められます。記載漏れがないよう、以下のポイントをしっかり押さえましょう。

手書きの領収書を簡易インボイスとして発行する場合、必要な記載事項は基本的にレシートの場合と同じです。

1. お店の名前と登録番号を記載する
   毎回手書きするのは大変なので、店名・住所・電話番号・登録番号がセットになったゴム印やスタンプを用意しておくと、記載漏れを防ぎ、非常に効率的です。
2. 税率ごとの金額と消費税額（または適用税率）を明記する
   合計金額だけでなく、その内訳がわかるように記載する必要があります。但し書きの欄や備考欄を活用し、「10%対象 ¥11,000（内消費税額 ¥1,000）」や「10%対象 ¥11,000」のように、どの金額にどの税率が適用されているかを明確に示しましょう。
3. 宛名の取り扱い
   簡易インボイスとして発行する場合、宛名は不要です。しかし、お客様から宛名の記載を求められた場合は、経費精算で必要な場合が多いため、正式名称（会社名など）を確認して正確に記載しましょう。

手書きでの対応は、ミスや記載漏れのリスクが伴います。お客様をお待たせしないためにも、基本はPOSレジからインボイス対応のレシートを発行し、手書きはあくまで例外的な対応とすることをおすすめします。

5. Q5 インボイス対応のために、どんな準備が必要ですか？

お客様にインボイスを求められた際にスムーズに対応するためには、事前の準備が欠かせません。インボイスを発行できる「適格請求書発行事業者」になるためには、大きく分けて「事業者登録」「レジやシステムの準備」「経理処理の見直し」の3つのステップが必要です。一つずつ確認していきましょう。

5.1 適格請求書発行事業者の登録申請方法

インボイス（適格請求書）を発行するためには、まず税務署に申請し、「適格請求書発行事業者」として登録される必要があります。これは課税事業者であることが前提となります。

登録申請は、パソコンやスマートフォンから行えるe-Tax（電子申請）が最もスピーディーでおすすめです。国税庁のウェブサイトから「適格請求書発行事業者の登録申請書」を作成し、送信します。その際、マイナンバーカードが必要になる場合があります。もちろん、申請書を印刷して所轄の税務署へ郵送する方法でも申請可能です。

申請後、税務署での審査を経て登録が完了すると「登録番号」が通知されます。申請から通知までには一定の期間がかかるため、インボイス発行の必要がある場合は、できるだけ早めに手続きを済ませておきましょう。

5.2 レジやシステムの準備（スマレジ、エアレジなど）

登録番号の通知を受けたら、お客様へお渡しするレシートや領収書をインボイスの形式に対応させる必要があります。多くの美容室で導入されているPOSレジなら、簡単な設定変更で対応できる場合がほとんどです。

例えば、「スマレジ」や「エアレジ」といった主要なPOSレジサービスでは、インボイス制度に対応したアップデートが行われています。管理画面から自店の登録番号を設定し、税率ごとの消費税額が印字されるように設定を変更しましょう。詳しい設定方法は、お使いのレジサービスの公式サイトやサポートセンターで確認してください。

手書きの領収書を発行している場合も、これまで通りの書き方ではインボイスの要件を満たせません。「登録番号」「税率ごとに区分した消費税額等」などを漏れなく記載する必要がありますので、記載項目を再確認しておきましょう。

5.3 経理処理の変更点と注意点

インボイス制度への対応は、日々の経理業務にも変化をもたらします。特に注意すべきは「請求書・レシートの保存」と「仕入れの管理」です。

まず、お客様に発行したインボイス（レシートや領収書）の控えは、法律で7年間の保存が義務付けられています。POSレジのデータとして保存されていれば問題ありませんが、手書きの場合は控えを確実に保管する仕組みを整えましょう。

また、シャンプーや薬剤などの材料、備品などを仕入れた際に「仕入税額控除」という税金の控除を受けるためには、取引先からインボイスを発行してもらい、それを保存しておく必要があります。受け取った請求書や領収書がインボイスの要件を満たしているか、都度確認する習慣をつけることが大切です。「freee」や「マネーフォワード クラウド」などの会計ソフトもインボイス制度に対応した機能が備わっているので、これを機に導入やプランの見直しを検討するのも良いでしょう。

6. まとめ

お客様から突然インボイスを求められても、この記事で解説した手順を踏めば冷静に対応できます。まずは自店が適格請求書発行事業者かどうかを確認し、お客様の状況に応じた回答をすることが重要です。登録事業者の場合は、レシートを簡易インボイスとして発行できるよう、スマレジ等のPOSレジ設定や記載事項を事前に確認しておきましょう。免税事業者の場合でも、丁寧な説明でお客様の理解を得ることが可能です。インボイス制度への備えは、お客様の信頼を獲得し、安定したサロン経営を続けるための第一歩です。