住民税はこう決まる！給与支払報告書の役割と源泉徴収票との違いを徹底解説

給与支払報告書はなぜ必要で、源泉徴収票とは何が違うのか、疑問に思っていませんか？給与支払報告書の最も重要な役割は、従業員が住む市区町村に前年の給与支払額を報告し、住民税額を決定してもらうことです。本記事では、この役割を軸に、源泉徴収票との決定的な違い、住民税の計算の仕組み、eLTAXでの提出方法や退職者・アルバイトの扱いといった実務上の疑問まで網羅的に解説。この記事を読めば、給与支払報告書に関する悩みがすべて解決します。

1. 給与支払報告書とは 住民税額を決める重要な書類

給与支払報告書（きゅうよしはらいほうこくしょ）とは、事業者が従業員に支払った1年間（1月1日から12月31日まで）の給与や賞与、各種手当などの総額を、従業員が住んでいる市区町村へ報告するための法定調書です。会社員やパート、アルバイトなど、給与所得者の住民税額を正しく計算するために不可欠な書類であり、事業主には提出が義務付けられています。

1.1 給与支払報告書の役割をわかりやすく解説

給与支払報告書の最も重要な役割は、市区町村が翌年度の住民税額を決定するための基礎資料となることです。市区町村は、事業者から提出されたこの報告書に記載されている支払給与総額や所得控除などの情報をもとに、個々の従業員が納めるべき住民税の金額を計算します。

つまり、私たちが毎年納めている住民税は、会社が提出するこの給与支払報告書に基づいて決められているのです。年末調整や確定申告とも密接に関連しており、適正な納税を実現するための根幹をなす重要な役割を担っています。

1.2 誰がいつまでにどこへ提出するのか

給与支払報告書の提出義務、期限、提出先は法律で定められています。基本となる3つのポイントを正確に理解しておきましょう。

• 誰が（提出義務者）: 従業員に給与を支払ったすべての事業者（法人・個人事業主）
• いつまでに（提出期限）: 原則として、給与を支払った年の翌年1月31日まで
• どこへ（提出先）: 給与受給者（従業員）が、報告対象年の翌年1月1日時点で住民登録している市区町村

例えば、令和5年（2023年）中に支払った給与に関する給与支払報告書は、令和6年（2024年）1月31日までに、従業員が令和6年1月1日時点で住んでいる市区町村へ提出する必要があります。従業員ごとに居住地が異なる場合は、それぞれの市区町村へ提出することになります。

2. 給与支払報告書と源泉徴収票の決定的な違い

年末調整の時期になると必ず目にする「給与支払報告書」と「源泉徴収票」。この2つの書類は記載されている金額や項目がほとんど同じで、見た目もそっくりです。しかし、その役割と目的は全く異なります。ここでは、両者の決定的な違いをわかりやすく解説します。

2.1 提出先と目的が全く異なる

給与支払報告書と源泉徴収票の最も大きな違いは、「誰に（提出先）」「何のために（目的）」提出する書類なのかという点です。それぞれの役割を理解すれば、なぜ2種類の書類が必要なのかが明確になります。

【給与支払報告書】

• 提出先：従業員が住んでいる市区町村
• 目的：翌年度の住民税額を計算するため

給与支払報告書は、地方税法に基づき、事業者が従業員の住所地の市区町村へ提出する書類です。市区町村は、この報告書に記載された前年1年間の給与支払額をもとに、個人の住民税額を算出し、決定します。つまり、住民税を決めるための根拠資料が給与支払報告書なのです。

【源泉徴収票】

• 提出先：税務署 と 従業員本人
• 目的：所得税の精算（年末調整）と確定申告のため

一方、源泉徴収票は所得税法に基づく書類です。事業者（会社）が「あなたの1年間の給与はこれだけで、これだけの所得税を納めました」ということを証明するために作成します。1枚は従業員本人に必ず交付され、従業員は自身の所得や納税額を確認したり、医療費控除などで確定申告をする際に使用します。もう1枚は、給与額が一定の基準を超える場合などに税務署へ提出されます。

2.2 なぜ見た目がそっくりな書類が2種類あるのか

提出先も目的も違うのに、なぜこの2つの書類は瓜二つなのでしょうか。その理由は、根拠となる法律と、管轄する税金が異なるため-mark>です。

所得税は「国」が管轄する国税であり、そのルールは所得税法で定められています。対して、住民税は「市区町村」が管轄する地方税であり、地方税法に基づいて手続きが進められます。

所得税も住民税も、計算の基礎となるのは「1年間の給与所得」という同じ情報です。そのため、それぞれの法律に基づいて作成すると、結果的に記載内容がほぼ同じ書類が2種類出来上がるのです。

実際に、手書き用の用紙は4枚複写式になっていることが多く、一度記入すれば同時に「給与支払報告書（市区町村提出用）2枚」と「源泉徴収票（税務署提出用・本人交付用）」が作成できる仕組みになっています。これは、事業者（給与を支払う側）の事務負担を軽減するための工夫と言えるでしょう。

3. 住民税の計算における給与支払報告書の役割

給与支払報告書は、単なる行政手続きのための書類ではありません。私たちが納めるべき住民税の金額を決定づける、非常に重要な役割を担っています。会社から市区町村へ提出されたこの一枚の書類が、どのようにして毎月の給与から天引きされる住民税額に変わるのか、その仕組みを詳しく見ていきましょう。

3.1 市区町村は給与支払報告書をもとに住民税額を決定する

所得税の計算は、年末調整によって会社側で完結しますが、住民税の計算は市区町村の役割です。その際、市区町村が住民税額を計算するための根拠となる、最も重要な書類が、会社から提出される「給与支払報告書」なのです。

給与支払報告書には、前年1年間に支払われた給与の総額、給与所得控除後の金額、そして扶養家族の状況や社会保険料の支払額といった各種所得控除の情報が詳細に記載されています。市区町村の担当者は、この情報をもとに各従業員の課税所得額を算出し、それに基づいて翌年度の住民税額を正確に決定します。つまり、給与支払報告書がなければ、市区町村は住民税額を計算すること自体ができません。

3.2 特別徴収と普通徴収の流れ

住民税の納付方法には、会社が給与から天引きして納める「特別徴収」と、個人が自分で納付書を使って納める「普通徴収」の2種類があります。給与所得者の場合、原則として特別徴収が適用されます。

この特別徴収のプロセスは、給与支払報告書の提出から始まります。市区町村は、提出された給与支払報告書の内容に基づいて計算した住民税額を「住民税決定通知書」として、毎年5月頃に会社（特別徴収義務者）へ通知します。会社はその通知書に記載された税額に基づき、6月から翌年5月までの12回に分けて、従業員の給与から住民税を天引きし、本人に代わって市区町村へ納付します。このように、給与支払報告書の提出は、スムーズな特別徴収を実現するためのスタート地点となるのです。

4. 給与支払報告書の作成から提出までの実務ガイド

給与支払報告書の役割や重要性を理解したところで、ここからは具体的な作成から提出までの流れを解説します。年末調整と並行して進めることも多いこの業務は、企業の経理・人事担当者にとって非常に重要です。手順を正しく理解し、スムーズな提出を目指しましょう。

4.1 提出が必要な書類 総括表と個人別明細書

給与支払報告書として市区町村に提出する書類は、大きく分けて「総括表」と「個人別明細書」の2種類です。これらはセットで提出する必要があります。

「給与支払報告書（総括表）」は、提出先の市区町村に住む従業員全員分の個人別明細書を取りまとめるための表紙のような書類です。会社名や所在地、法人番号、報告する従業員の人数などを記載し、各市区町村ごとに1枚作成します。

一方、「給与支払報告書（個人別明細書）」は、従業員一人ひとりについて、その年中に支払った給与の総額や社会保険料控除、扶養控除などの所得控除の内容を詳細に記載したものです。この個人別明細書の内容が、個人の住民税額を計算するための基礎情報となります。様式は源泉徴収票と全く同じですが、市区町村へ提出するものを「給与支払報告書（個人別明細書）」と呼びます。

4.2 給与支払報告書の提出期限と提出方法

給与支払報告書の提出は、定められた期限と方法を守ることが不可欠です。担当者はこれらのルールを正確に把握しておく必要があります。

提出期限は、原則として給与を支払った年の翌年1月31日です。この期限は法律で定められており、土日祝日にあたる場合は翌開庁日が期限となりますが、毎年必ず守らなければならない重要な期日です。

提出方法には、主に市区町村の窓口へ直接持参する方法、郵送による方法、そして地方税ポータルシステム「eLTAX（エルタックス）」を利用した電子申告があります。また、一定の要件を満たす場合はCDやDVDなどの光ディスク等による提出も認められています。

4.2.1 eLTAXによる電子申告が便利

近年、多くの企業で利用が広がっているのが「eLTAX（エルタックス）」による電子申告です。eLTAXを利用すれば、複数の市区町村への提出が必要な場合でも、一度のデータ送信操作で全ての提出を完了させることができます。これにより、書類の印刷代や郵送費といったコストの削減、郵送準備の手間を省くことができ、業務の大幅な効率化が期待できます。

さらに重要な点として、税制改正により、前々年に提出すべきであった国税の源泉徴収票の枚数が100枚以上である事業者は、給与支払報告書のeLTAXまたは光ディスク等による電子提出が義務化されています。義務化の対象でなくても、その利便性から積極的な活用が推奨されています。

5. こんな時どうする？給与支払報告書のよくある質問

給与支払報告書の作成や提出にあたっては、イレギュラーなケースや疑問点が生じやすいものです。ここでは、経理担当者が直面しがちなよくある質問とその対応方法について、わかりやすく解説します。

5.1 退職した従業員の分も提出は必要か

年の途中で退職した従業員であっても、その年に給与を支払った場合は、原則として給与支払報告書の提出が必要です。給与支払報告書は、前年1年間の給与支払額を報告する書類だからです。

ただし、例外として、退職者のその年の給与支払総額が30万円以下の場合は、提出義務が免除されます。しかし、この規定はあくまで法律上の「提出しなくてもよい」というものであり、市区町村によっては提出を求められるケースもあります。正確な住民税課税のためにも、基本的には支払額にかかわらず提出しておくことが望ましいでしょう。

5.2 アルバイトやパートの給与支払報告書

アルバイトやパートタイマーといった雇用形態にかかわらず、給与を支払ったすべての従業員について給与支払報告書の提出が必要です。正社員、契約社員、アルバイト、パートなどの区分は関係ありません。

年末調整の対象とならない短期間のアルバイトや、年間の収入が少ない従業員であっても、給与の支払いがあった事実に基づいて市区町村へ報告する義務があります。学生アルバイトなども同様ですので、提出漏れがないように注意が必要です。

5.3 提出を忘れたり遅れたりした場合の罰則

給与支払報告書の提出は地方税法で定められた義務であり、正当な理由なく提出しなかった場合や、虚偽の記載をして提出した場合には、罰則が科される可能性があります。

地方税法第317条の7により、「1年以下の懲役または50万円以下の罰金」が定められています。すぐに罰則が適用されることは稀ですが、提出が遅れると従業員の住民税決定が遅れ、納税に支障をきたすことになります。市区町村から督促が来た場合は、速やかに対応しましょう。

5.4 記載内容を間違えた時の訂正方法

提出した給与支払報告書の内容に誤りが見つかった場合は、速やかに訂正手続きを行う必要があります。訂正方法は、提出先の市区町村によって若干異なる場合がありますが、一般的には以下の手順で進めます。

まず、正しい内容で「個人別明細書」と「総括表」を再作成します。その際、総括表と個人別明細書の摘要欄や余白に「訂正分」と赤字で明確に記載します。誰のどの情報を訂正するのかがわかるようにしておくことが重要です。準備ができたら、当初提出した市区町村へ再度提出します。不明な点があれば、提出先の市区町村の担当窓口に事前に確認するとスムーズです。

6. まとめ

本記事では、給与支払報告書の役割と源泉徴収票との違いを解説しました。給与支払報告書は、従業員が納めるべき住民税の額を市区町村が決定するための根拠となる、極めて重要な書類です。税務署へ提出する源泉徴収票と様式が似ていますが、提出先と目的が全く異なります。事業者は、対象となる全従業員分を毎年1月31日までに各市区町村へ提出する義務があります。この手続きを正しく行うことが、従業員の適正な納税に直結します。